GERENCIA DE PROYECTOS

Gerencia de Proyecto El Éxito de la Gerencia LA GERENCIA DE PROYECTOS ¿Qué es un Proyecto? Es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez. ¿Qué es la Gerencia de Proyectos? Es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos. La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos. Es un sistema de definición, planeación y control de proyectos, cuyo principio se fundamenta en la programación, organización y dirección de las diferentes etapas que integran a un proyecto.  Fases de un Proyecto                                                  FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 VISION PLANIFICACIÓN DESARROLLO IMPLANTACION Planteamiento de la Idea principal del proyecto.   Se define  el objetivo de la solución a desarrollar  a corto y largo plazo.   Se evalúa la solución que e adapte   mejor   a    los requerimientos del cliente.    Elaboración de una Ficha  del   Proyecto  en el cual quedan  definidos  los objetivos, alcances de  la solución,  descripción  de  la solución y otros tópicos relacionados.    Finaliza con la terminación del informe final y la  ficha de proyecto, para  presentarla al comité de proyectos para  su aprobación. Planificación de   todas las actividades necesarias para llevara a  cabo  el  proyecto, considerando las prioridades del proyecto,   los recursos necesarios,   los   tiempos esperados  para   ejecutar cada  una  de   las  tareas y sus funcionalidades.  Finaliza con la aprobación del Diseño de la solución a detalle, el  Plan Base del Proyecto y el Caso de Negocio. Se crean los componentes de  interfaces necesarias de acuerdo  al  diseño  de  la solución y la planificación. Durante esta fase se realizan las pruebas con el prototipo para validar la funcionalidad de la solución. Finaliza con la validación  de los estándares de calidad y los SLA o Services Level Agreement de la solución.   Se  realizan   las  pruebas finales de corrección  de la solución y la verificación y chequeo de la integración  de ésta  con  el  resto  del ambiente tecnológico del cliente. Se lleva a cabo la puesta   en marcha de la solución en    el cliente. Monitoreo  por  un   tiempo  previsto. Cierre  del  contrato  y  la negociación. Entrega   de  los manuales e instructivos. Capacitación del personal usuario y operativo del cliente.  Los proyectos surgen como resultado de una necesidad específica, sin embargo, debido a una falta de planeación y visión de los alcances requeridos, muchas veces los proyectos no llegan a concluirse. Dentro del sector de construcción, tradicionalmente los proyectos fallan por: ü  Falta de análisis de riesgo.  ü  Inadecuada planeación. ü  Mala definición de los alcances. ü  Deficiente programación de los trabajos. ü  Equipos de trabajo sin experiencia. ü  Deficiente control de costos. ü  Falta de control de cambios e información. ü  Líder de proyecto inapropiado. ü  Falta de incentivos y penalizaciones. La gerencia del proyecto es responsable por la relación entre los diversos parámetros a ser controlados (costos, plazos y calidad) y es en el Gerente del Proyecto en quien se concentra la principal responsabilidad por el desempeño del mismo. Muchas veces, por "industrializar" los proyectos y las actividades de construcción y montaje, se aceptan más fácilmente nuevas técnicas o equipamientos. De esta forma, pensamos que con esta aplicación ganaremos en rentabilidad de emprendimiento y cada hora invertida en la planificación, programación y control economizará muchas horas y recursos perdidos o ineficientemente empleados en el proyecto y en la ejecución del mismo. Si la empresa tiene un programa de inversiones a largo plazo, puede ser interesante que parte de la estructura de la gerencia del proyecto se incorpore de forma estable a la organización como por ejemplo: ingeniería básica, fiscalización, compras técnicas. En caso de un proyecto puntual, es conveniente que estas funciones sean terciarizadas buscando economía y eficiencia en la contratación de especialistas solamente durante el periodo necesario. La jerarquía, los objetivos funcionales (especificaciones técnicas, contratos...) y los procedimientos operacionales dentro de una gerencia del proyecto son naturalmente diferentes a los formales dentro de la organización empresarial. La organización del proyecto está influenciada por diversos factores, entre otros: -La complejidad, el porte y la duración -La naturaleza del proyecto y ramo de actividad de la empresa -Riesgos vinculados -Localización geográfica -Calificación y disponibilidad de personal Los factores están estrechamente relacionados entre sí y ello determina la complejidad de la Gerencia del Proyecto. No existe un único tipo de estructura y de ella dependerá cómo podamos definir y agrupar las tareas e integrarlas entre sí. Cuanto más indefinida sea la tarea, más necesario será procesar mayor información y más compleja será su coordinación. En los Proyectos de Ingeniería de cierta importancia es frecuente la utilización de estructuras matriciales que por ser estructuras de comandos múltiples exigen una determinada cultura y enfoque múltiple. De este modo, aprovechamos la experiencia de dos o más áreas técnicas diferentes cuando requerimos alta capacidad de procesamiento de la información y, además, por economía de escala. IMPORTANCIA DE LA GERENCIA DE PROYECTOS El área de Gerencia de Proyectos y su aplicabilidad ha incrementado en las últimas décadas a nivel mundial, esta área hoy en día, ofrece una visión más global de lo que debe ser la administración en el mundo contemporáneo, por esta razón es considerada la profesión del siglo XXI. Actualmente las empresas, organizaciones públicas, gremios, y las naciones en sí, ya sean países desarrollados o en vía de desarrollo, para mantenerse competitivos están utilizando cada día más la Gerencia de Proyectos como su aliado número uno, debido a que esta reúne todas las áreas del conocimiento aplicados en la administración moderna. Históricamente hablando, y haciendo una pequeña reseña, los proyectos tienen sus orígenes en la Segunda Guerra Mundial, durante esta época se uso para la realización de actividades operativas y tecnológicas complejas. Las principales técnicas que fueron desarrolladas durante esta época y que son utilizadas en la actualidad son: - GANTT o mapas de barras - PERT – Program Evaluation and Review Technique - CPM – Critical Path Method También algunas de las áreas donde más se desarrollan proyectos son: - Proyectos de Ingeniería (Construcción de una Obra Civil) - Proyectos Informáticos o de Tecnología de Información - Proyectos de Ampliación de Plantas - Proyectos de Desarrollo Social - Proyectos Agrícolas La tendencia de pensamiento de hoy está basada en el fortalecimiento del conocimiento en esta disciplina, ya que muchos expertos en la materia visualizan un futuro en el que los pequeños equipos sustituyan a las estructuras organizacionales tradicionales por proyectos de corto alcance, y al hablar de corto alcance hablamos de plazos inferiores a un año. Finalmente, se habla de los tres temas fundamentales para llevar a cabo un proyecto que cumpla con los objetivos trazados. -         Tiempo: Dicho proyecto debe estar dentro de los tiempos establecidos. -         Presupuesto: La factibilidad financiera de un proyecto esta soportada por los presupuestos establecidos. -         Calidad: Las especificaciones concretas y técnicas del proyecto deben ser las esperadas por los actores que se beneficiaran del proyecto. HABILIDADES DE UN GERENTE DE PROYECTOS Gerenciar eficientemente un proyecto tiene que ver con aplicar conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados. En este sentido, existen habilidades clave que debe evidenciar un Gerente de Proyecto con el fin de impactar positivamente un proyecto y sus resultados, éstas son: Comunicación Efectiva, Influencia y Coaching. En lo que se refiere a la comunicación, prácticamente el 80% de las actividades  del Gerente del Proyecto requieren de dicha habilidad. La comunicación efectiva parte del  reconocimiento que cada persona es única y diferente. Cuando el gerente del proyecto posee habilidades de buena comunicación, logra entonces construir un puente entre esas diferencias. Además, sus comunicaciones tienen como resultado el involucrar y comprometer a todos y a cada uno de los miembros del equipo en el logro de los objetivos del proyecto. La influencia es la habilidad de lograr que las cosas se hagan. Para desarrollarla, es necesario desarrollar a su vez la agudeza sensorial, la flexibilidad y la congruencia. La agudeza sensorial le permite al Gerente de Proyecto estar atento a todos los elementos que intervienen en la comunicación,  ser flexible le facilita   responder ante el cambio y adaptarse, y el actuar en forma congruente, genera confianza en los stakeholders. En el proceso de Coaching se conjugan todas las habilidades anteriores. Éste consiste en una serie de conversaciones de posibilidades que se dan entre el Gerente del Proyecto y su equipo, y es útil para que los miembros del proyecto alcancen los resultados que se proponen en un ambiente de armonía, apertura y respeto, cumpliendo así con el propósito para el cual fueron reunidos. ÁREAS DEL CONOCIMIENTO PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS 1. GERENCIA DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los procesos requeridos para asegurarse de que los varios elementos del proyecto estén coordinados correctamente. Esta área de conocimiento consta de algunos aspectos como lo son: · Desarrollo del plan de proyecto: Integrar y coordinar todo el proyecto, planear y crear un documento constante, coherente. · Ejecución del plan del proyecto: realizar el plan del proyecto, realizando las actividades incluye en este. · Control integrado de cambios: cambios que coordinan a través del proyecto entero. 2. GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO Consiste en un subconjunto de la gerencia de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solamente trabajo requerido para terminar el proyecto con éxito. Esta área del conocimiento incluye aspectos como:  · Iniciación: autorizar el proyecto o la fase · Planeamiento del alcance: desarrollar una declaración escrita del alcance como la base para las decisiones futuras del proyecto. · Definición del alcance: subdividir los deliverables principales del proyecto en componentes más pequeños, más manejables. · Verificación del alcance: formalización de la aceptación del alcance del proyecto. · Control del cambio del alcance: cambios que controlan al alcance del proyecto 3. GERENCIA DE TIEMPO DEL PROYECTO Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los procesos requeridos para asegurar la terminación oportuna del proyecto. Esta área del conocimiento incluye aspectos como: · Definición de la actividad: identificando las actividades específicas que se deben realizar para producir las varias fases del proyecto. · Actividad que ordena: identificando y documentación de dependencias de la interactividad. · Duración que estima: estimando el número de los períodos del trabajo que serán necesarios terminar actividades individuales. · Desarrollo del horario: analizar secuencias de la actividad, duraciones de la actividad, y requisitos de recurso de crear el horario del proyecto. · Control de la actividad del horario: cambios que controlan al horario del proyecto. 4. GERENCIA DEL COSTO DEL PROYECTO Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto esté terminado dentro del presupuesto aprobado. Consiste en: · Planeamiento del recurso: determinando qué recursos (gente, equipo, materiales) y qué cantidades de cada uno se deben utilizar para realizar actividades del proyecto. · Costo estimado: desarrollar una aproximación (estimación) del coste de los recursos necesitó terminar actividades del proyecto. · Costo del presupuesto: asignación de la valoración de costos total a las actividades individuales del trabajo. · Control de costo: cambios que controlan al presupuesto de proyecto. 5. GERENCIA DE LA CALIDAD DEL PROYECTO  Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto satisfaga las necesidades para las cuales fue emprendido. Consiste en: · Planeamiento de la calidad: identificando que los estándares de calidad son relevantes al proyecto y a determinar cómo satisfacerlos. · Garantía de calidad: funcionamiento total de evaluación del proyecto sobre una base regular para proporcionar confianza que el proyecto satisfaga los estándares de calidad relevantes. · Control de calidad: la supervisión de proyecto específico resulta para determinarse si se conforman con estándares e identificar relevantes de calidad maneras de eliminar causas del funcionamiento insatisfactorio. 6. GERENCIA DE RECURSO HUMANO DEL PROYECTO Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los procesos requeridos para hacer el uso más eficaz de la gente implicada con el proyecto. Esta área comprende los aspectos siguientes:  · Planeamiento organizacional: identificando, documentando, y asignando papeles del proyecto, responsabilidades, y relaciones de divulgación. · Adquisición del personal: conseguir los recursos humanos necesarios para trabajar en el proyecto. · Desarrollo de la organización del equipo: habilidades del individuo que se convierten y del grupo para realzar funcionamiento del proyecto. 7. GERENCIA DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la colección, la difusión, el almacenaje, y la última disposición de la información del proyecto. En esta área existen aspectos importantes como: · Planeamiento de comunicaciones: determinación de la información y de las necesidades de comunicaciones de los tenedores de apuestas: quién necesita qué información, cuando él la necesitará, y cómo les será dada. · Distribución de la información: haciendo a la información necesaria, disponible para proyectarla a tenedores de apuestas de una manera oportuna. · Funcionamiento que reportes: recogiendo y diseminación de la información del funcionamiento. Esto incluye el pronóstico, la divulgación del estado, medida del progreso de proyecto. · Cierres administrativos: generando, recolectando, y diseminando la información para formalizar la terminación de la fase o del proyecto. 8. GERENCIA DE RIESGOS DEL PROYECTO  La gerencia de riesgo es el proceso sistemático de identificar, de analizar y de responder al riesgo del proyecto. Incluye la maximización la probabilidad y las consecuencias de acontecimientos positivos y de reducir al mínimo de la probabilidad y las consecuencias de acontecimientos adversos de proyectar objetivos. En estas áreas se enfocan aspectos como: · Planeamiento de la gerencia de riesgo: decidiendo cómo acercar y planear a las actividades de la gerencia de riesgo para un proyecto. · Identificación del riesgo: determinándose qué riesgos pudieron afectar el proyecto y la documentación de sus características. · Análisis cualitativo del riesgo: la ejecución de un análisis cualitativo de riesgos y las condiciones para dar la prioridad afecta los objetivos del proyecto. · Análisis cuantitativo del riesgo: midiendo la probabilidad y las consecuencias de riesgos y de estimar sus implicaciones para los objetives del proyecto. · Planeamiento de la respuesta del riesgo: procedimientos y técnicas que se convierten para realzar oportunidades y para reducir amenazas del riesgo a los objetives del proyecto. · Riesgo que se supervisa y se controlan: supervisando riesgos residuales, identificando los nuevos riesgos que ejecutan planes de la reducción del riesgo, y la evaluación de su eficacia a través del ciclo vital del proyecto. 9. GERENCIA DE CONSECUCIÓN DEL PROYECTO Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los procesos requeridos para adquirir mercancías y los servicios para lograr alcance del exterior de la organización de ejecución. Consiste en:  · Planeamiento de la consecución: determinación qué procurar y cuando. · Planeamiento de la solicitación: documentando requisitos del producto e identificar fuentes potenciales. · Solicitación: citas, ofertas, ofertas como apropiado. · Elección de la fuente: el elegir entre de vendedores potenciales. · Administración del contrato: manejo de la relación con el vendedor. · Liquidación del contrato: la terminación y el establecimiento del contrato, incluyendo la resolución de cualesquiera abren artículos.       En conclusión, además de los conocimientos y las técnicas “duras” que un Gerente de Proyecto debe poseer, es fundamental que para alcanzar el éxito desarrolle ciertas habilidades que le garanticen completar los proyectos oportunamente, dentro del presupuesto, y con la calidad requerida por el cliente; lograr que su equipo de proyecto trabaje como un equipo de alto desempeño; y crear  un ambiente de productividad y aprendizaje, de manera que los conocimientos generados sirvan para futuros proyectos.